W zawodzie agenta celnego praca z dokumentami stanowi codzienność – faktury, packing listy, listy przewozowe, deklaracje, świadectwa pochodzenia, certyfikaty, jednym słowem setki stron danych, które trzeba przejrzeć, zweryfikować i wprowadzić do systemów. Każdy klient dostarcza je w innym formacie, czasem jako skan, czasem jako PDF, a czasem po prostu w formie zdjęcia z telefonu. Nic dziwnego, że przepisywanie danych staje się niekończącym się procesem, w którym łatwo o pomyłki. Właśnie w takich sytuacjach z pomocą przychodzi OCR, czyli technologia, która potrafi automatycznie odczytywać treść dokumentów. By zrozumieć, dlaczego staje się ona standardem w nowoczesnych agencjach celnych, przejdźmy przez temat krok po kroku.
Codzienne problemy z dokumentami, które zna każdy agent celny
Zanim wyjaśnimy, czym jest OCR, warto uświadomić sobie, z jakimi wyzwaniami mierzy się agent celny każdego dnia. To właśnie z nich wynika potrzeba automatyzacji przetwarzania dokumentów celnych.
Każdy, kto pracuje z dokumentacją celną, zna te sytuacje:
- klient przesyła zdjęcie faktury zrobione telefonem
- zagraniczny dostawca wysyła PDF o nietypowym układzie
- trzeba przepisać pozycje towarowe z długiej faktury czy packing listy
- dokumenty są przygotowane w różnych językach obcych
- każda faktura wygląda inaczej – inne kolumny, inne nazwy pól, inne języki
Wszystkie te dane agent celny musi uzupełniać w systemach celnych i operacyjnych, ręcznie je przepisując. Do tego dochodzi presja czasu, krótkie terminy odpraw, wielozadaniowość i konieczność utrzymania wysokiej dokładności. W takich warunkach błędy są nieuniknione – literówki, przestawione cyfry, złe ilości, pomyłki w numerach kodów celnych. A wszystko to może w konsekwencji znacznie opóźniać odprawy celne. OCR powstał właśnie po to, żeby rozwiązać problemy związane z ręcznym przepisywaniem danych, które pochłania ogromną ilość czasu.
OCR – co to jest?
OCR to skrót od Optical Character Recognition, czyli optycznego rozpoznawania znaków. W praktyce oznacza to technologię umożliwiającą komputerom “czytanie” dokumentów tak, jak robi to człowiek, ale znacznie szybciej. System OCR odczytuje tekst ze skanów, PDF-ów, a nawet zdjęć dokumentów. Następnie zamienia go na dane, które można wykorzystać w systemach celnych. Korzystanie z OCR nie wymaga wiedzy technicznej – po prostu wgrywa się dokument, a system sam “wyciąga” z niego treść, którą normalnie agent celny musiałby przepisać ręcznie.
Jak to działa w praktyce?
- Agent celny wgrywa fakturę, packing listę lub inne dokumenty w formie skanu, pliku PDF lub zdjęcia
- OCR automatycznie odczytuje tekst i dane z pliku
- Wynik pojawia się w formie cyfrowej – jako tabelka, pola danych, liczby, opisy
- Dane można pobrać w formacie nadającym się do przeniesienia np. do systemu celnego
Dlaczego OCR to przełom w pracy agenta celnego?
By zrozumieć, dlaczego OCR jest rewolucją, warto zobaczyć, jakie konkretnie problemy agentów celnych rozwiązuje i jakie korzyści przynosi w ich codziennej pracy. Oto najważniejsze z nich:
- Skrócenie czasu pracy nad przetwarzaniem dokumentów celnych – zamiast ręcznie przepisywać dane z faktur, packing list itd. przez kilka godzin dziennie, agent celny wgrywa pliki do systemu OCR i tylko weryfikuje wyniki przetwarzania. Zaoszczędzony w ten sposób czas może przeznaczyć na kontakt z klientami, rozwiązywanie skomplikowanych przypadków czy rozwój zawodowy.
- Ograniczenie błędów – człowiek może się pomylić, zwłaszcza przy wielokrotnym przepisywaniu podobnych danych. OCR działa automatycznie, zawsze w taki sam sposób, niwelując ryzyko literówek, złych jednostek, pomylenia kolumn itp.
- Obsługa dokumentów w różnych formatach – nowoczesne systemy OCR radzą sobie nawet z nietypowymi formatami faktur, dokumentami w innych językach, słabymi skanami lub zdjęciami itd.
- Szybkie przenoszenie danych do systemów – wyniki działania OCR można od razu wczytać do systemów celnych, systemów operacyjnych agencji, baz danych itd.
- Możliwość obsłużenia większej liczby klientów – w czasie, gdy OCR przetwarza dokumenty, agent może skupić się na klasyfikacji taryfowej, konsultować się z klientem, przygotowywać zgłoszenie celne itd. To realnie zwiększa efektywność całej agencji celnej i uwalnia zasoby na obsługę nowych klientów.
OCR + AI = zupełnie nowa jakość
Choć OCR nie jest nową technologią, to dopiero połączenie jej ze sztuczną inteligencją (AI) sprawiło, że zaczęła w naprawdę skuteczny sposób wspierać codzienną pracę w agencjach celnych.
Tradycyjne narzędzia OCR działały prosto – rozpoznawały po kolei litery i cyfry. Niestety bardzo często się myliły. Nowoczesne systemy OCR działają zupełnie inaczej – korzystają ze sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego (ML). W efekcie niesie to dla agenta celnego szereg korzyści, w tym między innymi:
- Skuteczniejsze rozpoznawanie dokumentów – system OCR oparty na AI rozpoznaje strukturę dokumentów, wyodrębniając z niej takie elementy, jak kolumny, tabele, tytuły itd.
- Wyciąganie tylko niezbędnych danych – system OCR wzbogacony o AI jest w stanie wyodrębnić kluczowe informacje, takie, jak opis towaru, ilości, ceny, waluta, numery pozycji itd.
- Uczenie się na dokumentach klientów – im więcej dokumentów przetwarza system OCR wspierany AI, tym dokładniej działa.
- Radzenie sobie z trudnymi skanami czy zdjęciami – AI potrafi “domyślić się” układu lub treści, nawet jeśli skan lub zdjęcie są krzywe, nie do końca wyraźne itd.
- Automatyczne mapowanie danych – system OCR oparty na AI skutecznie rozpoznaje miejsca w dokumentach, w których znajdują się najważniejsze informacje.
Dzięki temu, że nowoczesny OCR AI, taki, jak chociażby ten dostępny w ramach CELNA, nie tylko odczytuje tekst, ale rozumie każdy dokument, który przetwarza, sprawia, że jest w stanie realnie odciążyć agenta celnego, który do tej pory spędzał długie godziny na ręcznym przepisywaniu danych z faktur, packing list itd. W praktyce oznacza to, że agent nie musi znać się na technologii, ponieważ korzysta z narzędzia, które jest w stanie automatycznie przetwarzać dokumenty niezbędne do odpraw celnych.
Podsumowanie
Jak widać OCR to praktyczne narzędzie, które realnie poprawia codzienną pracę agentów celnych, przyspieszając procesy, zmniejszając liczbę błędów, skracając czas obsługi dokumentów, zwiększając wydajność agencji, a przede wszystkim odciążając specjalistów od ręcznej pracy przy przepisywaniu dokumentów, dzięki czemu mogą skupić się na analizie, obsłudze klienta czy poszerzaniu swojej eksperckiej wiedzy.
W czasach, gdy liczba dokumentów rośnie, a klienci oczekują coraz większej szybkości, OCR nie jest już luksusem – to podstawowe narzędzie pracy nowoczesnego agenta celnego. Dla agencji celnych, którym zależy na tym, by utrzymać konkurencyjną pozycję na rynku, wdrożenie OCR może okazać się najlepszym pierwszym krokiem na drodze do automatyzacji procesów celnych. Jeśli chcesz przekonać się, jak w praktyce działa narzędzie wykorzystujące nowoczesny OCR AI, już teraz umów się na bezpłatne demo CELNA, w czasie którego nasi eksperci zademonstrują Ci nasz system i odpowiedzą na nurtujące Cię pytania.