Rosnąca liczba przesyłek, presja czasu i coraz bardziej złożone przepisy celne sprawiają, że tradycyjny model obsługi odpraw staje się niewydolny. Agencje celne coraz częściej sięgają po technologie, które pozwalają zautomatyzować część procesów – od odczytu dokumentów po wypełnianie zgłoszeń. Automatyzacja nie zastępuje agentów celnych, lecz odciąża ich w wykonywaniu żmudnych, powtarzalnych zadań, umożliwiając skoncentrowanie się na kwestiach wymagających wiedzy eksperckiej.
Dlaczego automatyzacja w odprawach celnych staje się koniecznością?
Cyfryzacja handlu międzynarodowego postępuje w szybkim tempie. Coraz więcej procesów, które dotychczas wymagały ręcznego wprowadzania danych, można dziś obsługiwać elektronicznie. Przykładami są rozwiązania takie, jak PUESC, AES czy ICS2, które wymuszają integrację danych w czasie rzeczywistym.
To wszystko sprawia, że automatyzacja odpraw celnych przestaje być luksusem – staje się strategiczną koniecznością, jeśli firma chce utrzymać efektywność, zgodność z wymogami administracyjnymi i przewagę konkurencyjną. Korzyści podjęcia decyzji o zautomatyzowaniu procesów celnych nie brakuje – wprowadza to bowiem nową jakość, umożliwiając usprawnienia, które przekładają się na oszczędność czasu i kosztów, a także zmniejszenie ryzyka błędów i niezgodności.
Automatyzacja odpraw celnych to proces wykorzystania technologii (np. sztucznej inteligencji) do minimalizacji manualnej interwencji w rutynowych i powtarzalnych zadaniach celnych. Kluczowe jest zrozumienie, że nie chodzi o eliminację roli agenta celnego. Chodzi o wyposażenie go w narzędzia, które uwolnią jego czas od żmudnego przepisywania danych, pozwalając skupić się na strategicznych i wymagających ekspertyzy zadaniach, takich jak zarządzanie niestandardowymi sprawami celnymi czy optymalizacją procedur specjalnych (np. uszlachetnianie czynne, uszlachetnianie bierne).
Które etapy odprawy celnej można zautomatyzować?
Automatyzacja jest najbardziej efektywna tam, gdzie występuje duża powtarzalność i wolumen danych. Proces odprawy celnej doskonale się w to wpisuje. Poniżej znajdują się te etapy odpraw celnych, które – dzięki zastosowaniu nowoczesnych rozwiązań technologicznych – można bez większego problemu już dziś zautomatyzować.
Przetwarzanie dokumentów
Większość danych potrzebnych do zgłoszenia celnego znajduje się w dokumentach handlowych – fakturach, packing listach itd. Dzięki technologii optycznego rozpoznawania znaków OCR (Optical Character Recognition) i NLP (Natural Language Processing) możliwe jest automatyczne odczytywanie treści dokumentów, nawet w różnych formatach (PDF, skan). Systemy takie, jak CELNA, są w stanie rozpoznawać pola takie jak numer faktury, wartość towaru, waluta, kraj pochodzenia itd. – a następnie automatycznie wypełniać nimi formularze zgłoszeń celnych. Dzięki temu eliminowane są błędy wynikające z ręcznego wprowadzania danych, a czas oczekiwania na kompletację dokumentów znacząco się skraca.
Weryfikacja danych
Automatyczne algorytmy potrafią sprawdzić, czy dokumenty są kompletne i zgodne z wymogami celnymi. Jeśli brakuje danych (np. numeru EORI lub kodu kraju pochodzenia), system może natychmiast wygenerować alert do agenta celnego, a nawet – w przypadku zastosowania sztucznej inteligencji – zasugerować, jak dokładnie je uzupełnić. W ten sposób znika ryzyko opóźnień wynikających z błędów ludzkich lub braków w dokumentacji.
Klasyfikacja taryfowa
To jeden z najbardziej czasochłonnych i ryzykownych etapów odpraw celnych. Systemy oparte na sztucznej inteligencji, takie, jak CELNA, potrafią analizować nazwę i opis towaru, jego skład i zastosowanie, a następnie sugerować najbardziej prawdopodobny kod taryfowy, podając uzasadnienie swojej decyzji. Agent celny zachowuje pełną kontrolę nad decyzją, ale proces wyszukiwania odpowiedniego kodu jest znacznie szybszy.
Generowanie zgłoszeń celnych
Na podstawie zebranych danych (z dokumentów, baz klientów, ERP itp.) system taki, jak na przykład CELNA, może automatycznie wypełnić formularze SAD lub inne wymagane deklaracje. Agent celny jedynie koryguje lub zatwierdza zgłoszenie, pobiera je w odpowiednim formacie, a następnie przesyła do systemu celnego, z którego korzysta podczas realizacji codziennych zadań zawodowych.
Integracja z administracją celną
Dzięki integracjom API systemy dedykowane automatyzacji odpraw celnych mogą wymieniać dane z platformami takimi, jak chociażby PUESC. Wysyłka, odbiór komunikatów, aktualizacja statusów zgłoszeń – wszystko dzieje się automatycznie, bez konieczności logowania się do wielu portali.
Raportowanie i archiwizacja
Automatyzacja umożliwia generowanie raportów o liczbie zgłoszeń, czasie odpraw, błędach czy statusach przesyłek. Wszystkie dokumenty mogą być archiwizowane elektronicznie w systemach takich, jak CELNA, co ułatwia audyt i spełnienie wymogów o zgodności, a także daje zabezpieczenie na wypadek ewentualnych kontroli z urzędu celnego.
Jakie są korzyści z automatyzacji odpraw celnych?
Automatyzacja celna nie jest kosztem, lecz inwestycją, która zwraca się w konkretnych, mierzalnych wskaźnikach. Wśród najważniejszych wymiernych efektów zastosowania takich systemów, jak chociażby CELNA, warto wymienić:
- Oszczędność czasu – dzięki automatyzacji dane nie są już przepisywane ręcznie, co skraca przygotowanie zgłoszeń celnych i pozawala agentom celnym przeznaczać większość czasu na wykonywanie ambitnych zadań i pogłębianie wiedzy.
- Redukcja błędów i kosztów – automatyzacja procesów minimalizuje ryzyko pomyłek, które mogą prowadzić do kar lub opóźnień, a także zmniejsza koszty pracy ręcznej.
- Lepsze wykorzystanie zasobów – dzięki automatyzacji agenci mogą skupić się na wykonywaniu zadań wymagających ich eksperckiej wiedzy, jak chociażby, interpretacji przepisów i doradzaniu klientom.
- Większa przejrzystość – dzięki zastosowaniu systemów do automatyzacji odpraw celnych wszystkie dane są dostępne w jednym miejscu, z pełną historią zmian i wersji dokumentów.
- Skalowalność – automatyzacja umożliwia obsługę większej liczby odpraw bez konieczności zwiększania zespołu.
Jakie technologie wspierają automatyzację odpraw celnych?
Nowoczesne rozwiązania do automatyzacji odpraw celnych wykorzystują połączenie kilku technologii. W efekcie powstaje ekosystem, w którym dane przepływają płynnie, a interwencja człowieka ogranicza się do nadzoru i zatwierdzania kluczowych decyzji. Najważniejsze technologie wykorzystywane w tym zakresie to:
- Sztuczna inteligencja (artificial intelligence, AI) i uczenie maszynowe (machine learning, ML) – wykorzystuje się je najczęściej do klasyfikacji taryfowej, predykcji kodów i analizy ryzyka.
- OCR (optyczne rozpoznawanie znaków, Optical Character Recognition) i NLP (przetwarzanie języka naturalnego, Natural Language Processing) – wykorzystuje się je najczęściej do odczytu i interpretacji danych z dokumentów niezbędnych do składania zgłoszeń celnych.
- API (interfejs programowania aplikacji, Application Programming Interface) – wykorzystuje się je najczęściej do połączeń z PUESC, systemami ERP, CRM itd.
Jak wprowadzić automatyzację odpraw celnych?
Decyzja o automatyzacji odpraw celnych wymaga strategicznego podejścia, dlatego warto ją odpowiednio zaplanować. Dzięki temu wdrożenie konkretnego rozwiązania może okazać się strzałem w dziesiątkę.
- Audyt obecnych procesów – na początku należy zidentyfikować, które etapy są obecnie najbardziej czasochłonne, generują najwięcej błędów i stanowią “wąskie gardło” w dziedzinie odpraw celnych. To od nich powinno rozpocząć się wdrażanie automatyzacji.
- Wybór odpowiedniego rozwiązania – następnie należy zapoznać się z rozwiązaniami dostępnymi na rynku, przeanalizować funkcjonalności, jakie oferują i wybrać to, które najlepiej odpowiada na konkretne potrzeby w zakresie odpraw celnych. Warto też zwrócić szczególną uwagę na to, by wybrany system był kompleksowy, zgodny z lokalnymi przepisami i gwarantował ciągłą aktualizację.
- Etapowa implementacja – najlepiej jest rozpocząć od jednego, najmniej skomplikowanego, ale powtarzalnego procesu (np. przetwarzanie dokumentów, klasyfikacja taryfowa). Sukces pilotażu ułatwi przekonanie zespołu do wdrożenia kolejnych modułów kompleksowego rozwiązania, jak na przykład CELNA.
Podsumowanie
Automatyzacja odpraw celnych to nie przyszłość – to teraźniejszość, która stopniowo staje się standardem w branży. Systemy oparte na sztucznej inteligencji, OCR i integracjach API znacząco usprawniają codzienną pracę agencji celnych i firm logistycznych. Największą wartością nie jest jednak sama technologia, lecz możliwość uwolnienia potencjału specjalistów celnych od czynności powtarzalnych i skupienia ich na doradztwie, analizie ryzyka oraz obsłudze strategicznych klientów. Automatyzacja odpraw celnych nie zastępuje bowiem ekspertów, ale sprawia, że ich praca staje się szybsza, obarczona mniejszą ilością błędów i efektywniejsza.
Jeśli czujesz, że Twoja firma traci cenny czas i pieniądze na ręczne zarządzanie odprawami celnymi, to dobry moment, by przejść od pytania, czy automatyzować, do pytania, jak szybko wdrożyć automatyzację. Umów się na bezpłatne demo systemu CELNA. Nasi eksperci pomogą Ci zidentyfikować najbardziej opłacalne obszary do automatyzacji i przedstawią gotowe rozwiązania, które natychmiast skrócą czas Twoich odpraw celnych.